Sample Module for French Business Correspondence

Replying to an enquiry and acceptance of an order

Very often, while you may be able to place an order from a French company through the medium of English, companies find it hard to negotiate orders from French companies without using French. The old adage of “I’ll buy from you in English, but you’ll have to sell to me in ...” still very much holds true, and, as in the other bites we have looked at, there are a range of appropriate, and often necessary phrases to use in this context.

Firstly, a reply to an enquiry from a French company will have much more impact in French. The following might be useful: “Suite à votre demande/lettre/telecopie du 3 mai, nous avons le plaisir de vous adresser notre dernier catalogue … (Further to your request/letter/fax of 3rd May, please find enclosed our latest catalogue …)

“Veuillez trouver ci-joint une documentation sure notre gamme …/notre liste de prix qui sont fermes jusqu’au 14 juillet”. (Please find enclosed a brochure on our range of products …/a list of prices which we shall hold until 14th July.)

Si vous désirez des renseignements plus précis, n’hésitez pas à nous contacter par lettre, e-mail ou par téléphone. (Should you need more information, please do not hesitate to contact us by letter, e-mail or phone

Secondly, accepting an order from a French company will require precise formulae also:
“ Nous vous remercions de votre commande de …, daté le 3 mai, que nous exécuterons dans les plus brefs délais.” (Thank you for you order of …, dated the 3rd May, which we will despatch as soon as possible.)

“Nous avons l’honneur de vous offrir une remise de 5%, en réponse à votre commande de 1 000 articles, Réf: …” (We are pleased to offer you a 5% discount, in response to your order of 1,000 items, ref: …). Note here that in France a space is left between the 1 and the 000 – a comma is not used, since the use of the comma in French is the equivalent of the full stop to indicate the decimal point in English. Writing 1,000 in French means 1.000 in English. Always leave a space when indicating thousands.

“Veuillez trouver ci-joint un bon de commande/une facture pour …” (Please find enclosed an order form/invoice for …)

“Ce prix/Cette facture tient compte de la remise de 5% que nous avons négocié lors de notre réunion le 3 mai.” (This price/This invoice takes into account the 5% discount which we agreed when we met on 3rd May.)

“Nous procéderons à l’expédition de … dès que/aussitôt que possible.” (We will despatch … as soon as possible.)

“Nos délais de livraison sont de cinq semaines à partir de la date de réception de la commande, en raison de …” (Deliveries will normally be made in five weeks from receipt of the order, for reasons of …)

“Nous regrettons de ne pouvoir vous livrer les articles avant la fin juin/le début juillet/le milieu septembre.” (We regret that we shall be unable to make the delivery until the end of June/the beginning of July/the middle of September.)

“Nous tenons à vous signaler que …” (We wish to point out that …)

Iain McGregor
Beacon Language Solutions,
Clovelly Road,
HINDHEAD GU26 6RP.

Monsieur Jean Machin
Or
Madame Jeanne Machine
Or
Mademoiselle Jeanne Machine
Président de la Chambre de Commerce et d’Industrie,
Rue de la République,
14000 CAEN.

Hindhead, le 3 mai 2002.

Monsieur,
Or
Madame,
Or
Mademoiselle,

…

En réponse à votre lettre du 3 mai, nous avons l’honneur de vous remercier de votre commande de …, que nous exécuterons dans les plus brefs délais. Nous tenons à vous signaler que nos délais de livraisons sont de cinq semaines à partir de la date de réception de la commande. Nous procéderons à l’exécution de votre commande aussitôt que possible.

Nous tenons, en conséquence, vous livrer les articles vers la fin du mois courant/le milieu du mois prochain. Nous regrettons de ne pouvoir vous livrer les articles plus tôt.

Nous avons l’honneur de vous offrir une remise de 5%, en raison de votre commande de 1 550 articles.

Veuillez trouver ci-joint une facture, qui tient compte de la remise [que nous avons négocié lors de votre visite à notre entreprise à la fin mars].

Les assurances nécessaires resteront à nos frais/Nos livraisons se font tous frais compris.
…

Je vous prie de croire, Monsieur/Madame/Mademoiselle, à l’assurance de mes salutations distinguées.

(signature)

Iain McGregor.

Translation of passage between continuation marks:

…

In answer to your letter of 3rd May, we thank you for your order for …, which we will despatch as soon as possible. We wish to point out to you that deliveries are usually made within five weeks of receipt of the order. We will process your order as soon as we can.

We therefore intend to make the delivery to you towards the end of the current month/the middle of next month. We regret that we are unable to deliver the items sooner.

We are pleased to offer you a discount of 5%, because of the order of 1,550 items.

Please find enclosed an invoice which reflects the discount [which we negotiated when you visited our company towards the end of March].

We shall be responsible for insurance costs/Our deliveries are made inclusive of all charges.

…

Notepad Exercise:

You are wanting to buy components from a manufacturer in France. How would you set out a letter asking for:
1 Further details of the product range
2 A list of prices and delivery times
3 A meeting to negotiate the deal

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